Bedankt voor je interesse in vrijwilligerswerk bij VESTROCK. Wanneer je je opgeeft als vrijwilliger bij VESTROCK gelden de volgende afspraken en voorwaarden: 

1. Algemeen

1.1. De werkzaamheden die de vrijwilliger uitvoert, zijn uitsluitend ondersteunend en ten behoeve van VESTROCK.

1.2. Voor alle vrijwilligers van VESTROCK geldt dit vrijwilligersreglement. Door je in te schrijven als vrijwilliger en door je als vrijwilliger op het festivalterrein te begeven, verklaar je automatisch akkoord met onderstaand reglement en dien je je daaraan te houden. Op het terrein is het reglement desgewenst in te zien.

1.3. De vrijwilliger dient de aanwijzingen van zijn of haar teamleider te allen tijde op te volgen.

1.4. De vrijwilliger dient tenminste 18 jaar oud te zijn bij aanvang van de werkzaamheden.

1.5. De vrijwilliger dient in het bezit te zijn van een geldig Europees (EEA) paspoort/ID of Nederlandse verblijfsvergunning. Wegens strikte wetten vanuit de overheid mag VESTROCK geen vrijwilligers accepteren die niet aan deze eisen voldoen. Je bent verplicht om een geldig identiteitsbewijs (een kopie is voldoende) bij je te dragen. Houd er rekening mee dat iemand van de organisatie of iemand van de handhavingsdiensten hiernaar kunnen vragen. Geen identiteitsbewijs betekent dat je geen toegang krijgt tot het festivalterrein.

1.6. De vrijwilliger dient zich te allen tijde aan de (huis)regels en algemene voorwaarden van VESTROCK te houden, zoals gecommuniceerd via de website, mailings en/of vrijwilligers handleidingen.

1.7. Tijdens het uitvoeren van zijn of haar taken zal de vrijwilliger een professionele werkhouding aannemen.

1.8. VESTROCK houdt een (vrijwilligers)administratie bij met daarin contactgegevens en de (werk)geschiedenis van de vrijwilliger bij VESTROCK. 

2. Werktijden en rooster

2.1. De werkzaamheden vinden plaats voorafgaand, tijdens en/of na afloop van het festival. 

2.2. Werktijden zijn afhankelijk van de gekozen functie en worden vooraf aan de vrijwilliger gecommuniceerd. 

2.3. Het rooster wordt gemaakt door de coördinatoren van VESTROCK, gebaseerd op de beschikbaarheid die de vrijwilliger voorafgaand aan het festival opgeeft.

2.4. Wees op tijd voor je shift, bij voorkeur 15 minuten vooraf. Je wordt op het festivalterrein verwacht op de tijd die we vooraf met je gecommuniceerd hebben. Let goed op voor welke diensten je bent ingedeeld, dit kan afwijken van wat je hebt opgegeven.

3. Regeling bij ziekte of verhindering en ruilen van diensten

3.1. De vrijwilliger stelt de relevante teamleider in geval van ziekte of verhindering zo spoedig mogelijk op de hoogte. De teamleiderworden telefonisch op de hoogte gesteld, tenzij anders. Hiernaast stuurt de vrijwilliger bij afmelding om wat voor reden, ook een e-mail naar de teamleider.

3.2 De vrijwilliger kan diensten ruilen met andere vrijwilligers binnen zijn of haar functie, mits dit in overleg met de teamleider gebeurt.

3.3. In geval van het onverhoopt uitvallen van de vrijwilliger, is VESTROCK verantwoordelijk voor vervanging.

3.4. Indien je om welke reden dan ook niet kunt komen, meld je dan zo snel mogelijk af bij je teamleider én via vrijwilliger@vestrock.nl zodat we iemand anders kunnen vinden voor je shift. Bij ziekte tijdens het festival dien je dit onmiddellijk door te geven aan je teamleider. Ga nooit zomaar naar huis zonder je af te melden.

4. Verzekering 

4.1. Vrijwilligers zijn verzekerd onder onze polisverzekering tijdens hun diensten, indien zij zich via de site hebben aangemeld en dit vrijwilligersreglement hebben ondertekend. In alle andere gevallen is de vrijwilliger niet verzekerd.

4.2. VESTROCK zal de vrijwilliger niet aansprakelijk stellen voor de berokkende schade, tenzij er sprake is van opzet, grove schuld, of bewuste roekeloosheid van de vrijwilliger. Schade of kosten die ontstaan doordat direct of indirect in strijd wordt gehandeld met het vrijwilligersreglement worden verhaald op de overtreder.

4.3. VESTROCK is niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor diefstal of verlies van eigendommen van de vrijwilliger. 

5. Kleding

5.1. De vrijwilliger draagt tijdens de werkzaamheden altijd het noodzakelijke polsbandje en het VESTROCK crew t-shirt, tenzij anders afgesproken. De vrijwilliger kleedt zich te allen tijde gepast en representatief voor het festival.

5.2. Het CREW t-shirt dient in originele staat gedragen te worden, tenzij de teamleider akkoord geeft om hiervan af te wijken.

5.3. Het is niet toegestaan het uitgereikte CREW t-shirt tijdens de festivaldagen over te dragen aan iemand anders. Tijdens bezoek aan het festival buiten diensttijden is het niet toegestaan om het medewerkers T-shirt te dragen.

6. Accommodatie en transport

6.1. Vrijwilligers niet in woonachtig in Hulst om omgeving dienen zelf zorg te dragen voor accommodatie en transport. Eventuele reis- en accommodatie kosten worden niet door VESTROCK vergoed, tenzij anders overeengekomen.

6.2. Parkeren is alleen toegestaan op de daarvoor bestemde plekken die door de organisatie duidelijk zijn aangegeven of akkoord bevonden door ene teamleider. Kom bij voorkeur lopend of op de fiets naar het festivalterrein. We hebben geen parkeerruimte voor auto’s van vrijwilligers.

6.3. Slapen op de camping is beperkt mogelijk voor vrijwilligers van buiten Hulst (zelf tent, slaapzak en matje meenemen). Overleg dit wel tijdig met je teamleider. 

7.     Veiligheid

7.1. Vrijwilligers houden zich aan het op het terrein aanwezige veiligheidsbeleid en de aanwijzingen van teamleiders en leiding.

7.2. Wees zuinig op het terrein en gebruik de door ons verstrekte veiligheidshulpmiddelen, zoals hesjes, helmen, veiligheidsschoenen en klimtuig.

7.3. Tijdens het opbouwen en het afbreken is het festivalterrein geen kindvriendelijke omgeving. Omwille van de veiligheid mogen kinderen van vrijwilligers zich alleen bevinden in de backstage tent en de ruimte er direct omheen.

7.4. Het is niet toegestaan zonder toestemming iets met de stroomvoorziening, -aansluitingen e.d. te doen. Dit kan tot ernstige storingen en gevaarlijke situaties leiden. Dit betekent dat je niet zomaar ergens een stekker kan insteken of uittrekken. Dit geldt ook voor mobiele telefoons. Er is geen mogelijkheid deze op het terrein op te laden.

8.     Overige afspraken

8.1. VESTROCK draagt verantwoordelijkheid voor het tijdig leveren van eten en drinken op de festivallocaties. Buiten deze diensten is het als vrijwilliger niet toegestaan gebruik te maken van de vrijwilligersruimte of bovenstaande services.

8.2. De vrijwilliger is bij het uitvoeren van de taken en tijdens het dragen van het crew-shirt in het algemeen, niet onder invloed van alcohol, soft-/harddrugs en/of andere verdovende middelen. Gebruik van alcohol en drugs is niet toegestaan, niet tijdens shifts maar ook niet tussen shifts in. Wanneer je betrapt wordt op alcohol en drugs word je van het festivalterrein verwijderd en kun je bij de eerstvolgende drie edities van VESTROCK niet als vrijwilliger deelnemen. Roken tijdens je shift is niet toegestaan op voor bezoekers of artiesten zichtbare locaties

8.3. De vrijwilliger is zich ervan bewust dat tijdens het festival beeldmateriaal gemaakt kan worden waar de vrijwilliger op staat. De vrijwilliger geeft VESTROCK toestemming om dit beeldmateriaal te gebruiken voor communicatiedoeleinden. 

8.4. Het is verboden om glas, blik, plastic flessen, alcoholische dranken en huisdieren mee het festivalterrein op te nemen.

8.5. Het is verboden om foto,- film,- en geluidsapparatuur of enig andere dergelijk opnameapparaat mee het festivalterrein op te nemen. Een simpele wegwerpcamera of digitale camera is wel toegestaan. Professionele foto,- en film apparatuur is verboden, tenzij hiervoor een perskaart is aangevraagd.

8.6. Het is niet toegestaan alcoholische dranken te verkopen of te schenken aan personen jonger dan 18 jaar (Drank- en horecawet). Als je twijfelt aan de leeftijd van iemand ben je verplicht om legitimatie te vragen. Geen legitimatie betekent geen alcohol. Hier wordt scherp op gecontroleerd door de overheid. Er worden bij overtreding flinke boetes uitgedeeld.

8.7. Indien je geconfronteerd wordt met agressieve bezoekers attendeer je teamleider daar dan op. Hij/zij kan contact opnemen met security.

8.8. Vanaf het backstageterrein mag je géén consumpties meenemen naar het festivalterrein.

8.9. De podia, backstage en bandareas zijn, gezien de drukte en de wens van veel bands, niet toegankelijk voor vrijwilligers - behalve voor diegenen die daar werkzaam zijn. Handtekeningen vragen van optredende acts is niet mogelijk.

8.10.  Aan het einde van de dag is er de mogelijkheid om met jouw team nog een drankje te drinken in een van de barren. Deze barren sluiten echter wel om 02:00 sluiten, omdat dit een werkterrein is dat we moeten opruimen en voorbereiden voor de volgende festivaldag. 

8.11. Backstage staan toiletten die ook voor de vrijwilligers bestemd zijn. Je hoeft dus niet op het terrein in de rij te staan.

9. Diversiteit, inclusiviteit & gedragscode

VESTROCK is zowel een festival met vele verschillende achtergronden, en wil openheid en respect propageren. Juist daarom is het van groot belang om een omgeving te creëren en te behouden waarbij vrijheid van meningsuiting gewaarborgd wordt en iedere vorm van intimidatie, discriminatie, seksisme, of ander ongewenst gedrag niet getolereerd wordt. 

Het vrijwilligersprogramma is ook bedoeld om mensen met elkaar in contact te brengen en een gevoel van behoren te stimuleren. Om ervoor te zorgen dat onze vrijwilligerspoule divers en inclusief is, evenals een afspiegeling van ons publiek, is aanmelden voor vrijwilligerswerk bij VESTROCK mogelijk voor iedereen met een geldig Europees (EEA) paspoort of Nederlandse verblijfsvergunning, waarbij tevens het volgende in acht wordt genomen:

9.1.  Bij het selecteren van vrijwilligers maakt VESTROCK geen onderscheid tussen aanmeldingen gebaseerd op etniciteit, ras, seksuele oriëntatie, religie, levensovertuiging, gender, geslacht, nationaliteit, politieke voorkeur, leeftijd, handicap, sociale achtergrond, opleiding, of uiterlijk.

9.2. Bij het toekennen van rollen aan de vrijwilligers houdt VESTROCK rekening met de persoonlijke voorkeur, ervaringen, en beschikbaarheid van de vrijwilliger. Deze keuzes worden te allen tijde gemaakt in samenspraak met de vrijwilliger.

9.3. Vrijwilligers op VESTROCK dienen te allen tijden medevrijwilligers, festivalmedewerkers, gasten, en publiek met respect te behandelen. Met het ondertekenen van de Vrijwilligersverklaring, verklaart de vrijwilliger hieraan bij te dragen. 

9.4. VESTROCK heeft een nultolerantiebeleid met betrekking tot iedere vorm van geweld en ongewenst gedrag, en behoud zich daarbij het recht om toegang tot het festival te ontzeggen aan mensen die respectloos of ander ongewenst gedrag vertonen. 

In het geval je als vrijwilliger discriminerend of ander ongewenst gedrag ervaart op het festival, neem dan direct contact op met je teamleider.

Heb je iets te melden, of zit je iets dwars, spreek dan je teamleider of iemand van de organisatie aan. Zij zullen hun best doen de problemen op te lossen. De organisatie is te herkennen aan de keycords met naamkaarten.